Processos de Planejamento - Parte 3 - ESCOPO

Continuamos nosso papo sobre Planejamento, seguindo pelo Escopo, e como havia mencionado no post anterior (clique aqui para ver) outra coisa que vou criar também dentro da área de Escopo é uma EAP (Estrutura Analítica de Projeto ou WBS em inglês), mas o que diabos é afinal uma EAP? Nada mais é do que o projeto como um todo, desmembrado de forma gráfica.  

A Declaração do Escopo é descritiva, é um documento texto, a EAP é quando um stakeholder diz: “ih eu não tô entendendo” , e aí vem o Gerente de Projeto e responde: “Não? Então eu vou desenhar!”.  Então o GP desenha o projeto com suas relações até chegar nas entregas do projeto que também são chamadas de pacote de trabalho, ou seja, finalmente chegamos no tangível: “isto é o que temos que fazer!!!”, até porque é muito mais fácil eu entender o porquê e o que fazer na forma gráfica do que lendo um emaranhado de textos, concordam?

 A EAP (WBS) tem também um papel fundamental no processo de Recursos Humanos e de Comunicação, pois como todos devem ser envolvidos na sua elaboração, todos acabam se integrando como equipe, além de ser uma ótima ferramenta para se comunicar o projeto. Para que tenham uma melhor idéia de sua importância, a EAP é um processo tão importante na visão do PMI que é considerado antiético deixar de fazê-lo.

E como se faz a EAP?  Primeiramente tem que ser feito em EQUIPE, para gerar comprometimento e interação.  É quando o Gerente de Projeto sai do seu pedestal, é quando ele deixa de ser o Deus que sabe tudo, e a equipe passa a se envolver e conhecer mais o projeto. A estrutura da EAP segue algumas regras, basicamente o primeiro nível é o próprio projeto, no meio do caminho vocês fazem do jeito que for melhor pra vocês, tem gente que coloca as fases do projeto, de um ciclo de vida, quais agrupamentos que serão feitos para cada uma fase, etc. Posso até colocar uma conta de controle para atender a área financeira ou de contabilidade, isto é, cada caixinha indicando o que será feito em cada centro de custo, mas no ultimo sempre será o pacote de trabalho, ou subprojeto, isto é: as entregas.  Mas cuidado para não detalhar demais, evite o microgerenciamento, o que é demais??? Não sei, ninguém define. Mas existe algumas regras.

Um dos mais importantes princípios para o projeto de uma EAP é conhecido como a regra dos 100%. O Practice Standard for Work Breakdown Structures (Second Edition), publicado pelo Project Management Institute (PMI) define a regra 100% da forma como se segue:

"A Regra 100%... estabelece que a EAP inclui 100% do trabalho definido pelo escopo do projeto e captura todas as entregas – internas, externas, intermediarias – de forma ao trabalho estar completo, incluído o gerenciamento do projeto. A regra dos 100% é um dos mais importantes princípios que guia o desenvolvimento, decomposição e avaliação da EAP. A aplicação desta regra vale para todos os níveis na hierarquia: a soma de todos o trabalho dos níveis "filhos" deve ser igual a 100% do trabalho representado pelo "pai" e a EAP não deve incluir qualquer trabalho que saia do escopo existente do projeto, isto é, ele não pode incluir mais do que 100% do trabalho... É importante lembrar-se que a regra dos 100% também se aplica ao nível de atividades. O trabalho representado pelas atividades de cada pacote deve produzir 100% do trabalho necessário para completar o trabalho do pacote. (p. 8)"

Em outras definições deve-se considerar que a soma do trabalho sendo projetado deve ser 100% compatível com o nível "pai", ou seja, não deve conter trabalho a mais nem a menos do que foi proposto no nível imediatamente acima.

Outra boa regra a se seguir na elaboração de uma EAP é a do 8-80, onde as etapas do trabalho devem conter no mínimo 8 e no máximo 80 horas de duração, a EAP é considerada umas das etapas de maior importância na elaboração do projeto, pois é através dela que serão definidas as agendas, atribuição de funções, gerenciamento de riscos, etc.

Por exemplo, para uma empresa como a Petrobras pode ser uma EAP, já pra a empresa que ganha a licitação para detalhar o projeto a EAP pode ser de outra maneira.  Pode ser até o caso daqueles projetos longos que duram 4 anos por exemplo e eu não ter condições de definir em detalhes uma caixinha da EAP e ter que deixar pra detalhar mais pra frente, neste caso, estamos falando de planejamento em “ondas sucessivas” (rolling wave).

Mas como fazer uma EAP?  Seguindo o 11º. Mandamento: “cobiçarás a EAP do próximo”, existem toneladas de EAP na internet, têm livros, revistas etc... para todos os gostos, é só procurar algo na sua área. O próprio PMI tem uma publicação só sobre EAP.

E para complementar a EAP, existe ainda o dicionário da EAP. Aí você me pergunta, se a EAP é feita para facilitar o entendimento do projeto, para que eu ainda preciso de um dicionário?  Simplesmente porque as caixinhas da EAP não são suficientes para descrever o que precisa ser feito, normalmente as caixinhas são identificadas apenas com um nome, o dicionário é justamente para detalhar estas informações, colocar referências, documentação de apoio, etc.

Para destacar ainda mais a importância da EAP, ela praticamente será utilizada em quase todos os processos daqui pra frente, e de imediato já podemos começar a definir as atividades que serão necessárias para entregar cada Pacote de Trabalho (entrega). Ao mesmo tempo em que defino as atividades, obviamente que também aproveito para definir a sequencia destas mesmas atividades utilizando, por exemplo, um diagrama de rede.

Mas isso é história para o próximo post onde iremos entrar nas atividades de Prazo dentro do Planejamento do Projeto.