INICIAÇÃO - COMUNICAÇÃO - Identificar as partes interessadas

Antes de iniciarmos falando sobre Partes Interessadas, vale a pena explicar resumidamente o que significa o gerenciamento das comunicações do projeto, pela definição clássica inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas e distribuídas, recuperadas e organizada de maneira oportuna e apropriada.  Para o pessoal que trabalha com TI com certeza parecerá familiar pois trata-se de uma definição tradicional de uma gestão de base de dados, certo?  Então basicamente é isso ai: comunicação é para que o Gerente de Projeto e sua equipe trabalhe as informações do projeto.  Gerenciar comunicação é gerenciar não só todas as comunicações que estão trafegando no projeto, mas como ela é gerada , em que momento ela é entregue  e como ela pode ser armazenada e recuperada depois, ficou claro?

Pois bem, depois do TERMO DE ABERTURA visto em um post anterior, o próximo processo lógico é IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS.  Esse é o caminho lógico, mas o PMBOK não fala que tem que ser assim, mas ele deixa bem claro, o projeto só existe após o Termo de Abertura.

Para identificação das partes interessadas, normalmente você gera um documento, um registro dos stakeholders que é fundamental para identificar e começar a avaliar elas (ou eles) desde o inicio.  Em se tratando da identificação, eu posso criar um registro onde  incluo o nome, posição na organização, local,  papel no projeto, informações de contato, etc e  depois, ou paralelamente, começo a avaliar as partes interessadas.

 

E como posso avaliar?  Posso levantar no mesmo registro informações relativas aos requisitos essenciais, principais expectativas, influência potencial no projeto... opa!! Isso é importante, para cada parte interessada, devemos realizar as seguintes perguntas: ela pode bagunçar meu projeto? Ela pode cancelar meu projeto? Ela pode atrasar meu projeto?  Ela pode antecipar o meu projeto? Ela libera verba para o meu projeto? Ela pode influenciar outros stakeholders a fazerem isso tudo? Assim, você já vai definindo os impactos para futuramente definir quais serão as estratégias para tratar os impactos dos stakeholders.

Quando for classificar, o Gerente de Projeto e sua equipe podem informar se ele é um stakeholder interno ou externo, se ele apoia, se é neutro ou se ele é “resistente” à ideia do projeto.   Gostaram do “resistente”? É justamente porque não é de bom tom dizer que é contra o projeto, tem que se tomar cuidado com as palavras que se usa para não melindrar ou já criar um estigma, presenciei casos em que utilizaram a palavra “essencial”, até porque, quem sabe como bom Gerente de Projeto você consiga, diminuir esta resistência e conquistar o apoio o projeto? Quem sabe a ideia ainda não foi transmitida da forma correta? 

Tenham em mente sempre o seguinte: é fundamental não esquecer ninguém!   Pode-se chegar a dezenas, centenas e até milhares de partes interessadas, não importa, temos que tentar levantar o máximo possível de partes interessadas.  É semelhante a idéia do Zero Defeito na Gestão de Qualidade, o 6 sigma, lembram?  Posso não conseguir o ZERO defeito, mas tenho que chegar o mais próximo disso.  É o mesmo conceito no caso da identificação dos stakeholders, posso não conseguir identificar ou lembrar de TODOS, mas tenho que chegar o mais próximo possível disso. 

Clique aqui para ver um template que achei na NET de um registro de partes interessadas.