Em que momento no ciclo de vida do gerenciamento de
projetos, o Gerente de Projetos tem mais trabalho??? No PMBOK até a presente
quarta edição, o processo de Planejamento é o que dá mais trabalho, é só ver a
quantidade de processos envolvidos nesta fase do referido ciclo de vida. Não
quer dizer que é o que dê mais “dor de cabeça”, mas certamente é a que dará
mais trabalho!! Pelo menos, se o
planejamento for feito de forma correta, com certeza minimizará os problemas
que podem ocorrer nas demais fases do ciclo de vida do gerenciamento de
projeto, porque o Gerente de Projeto irá antecipar vários problemas, irá se precaver de forma
adequada, pensará de forma antecipada e
documentará como precisa planejar o projeto com base nas necessidades, etc. É claro que na prática não conseguirá
eliminar 100% dos problemas, mas seria muito pior se não houvesse todo este
esforço no Planejamento.
A imagem que estampamos neste post é muito útil para
ilustrar como a falta de um bom planejamento pode prejudicar o resultado final
do projeto. Duas fases são gritantes:
Comunicação e Levantamento do requisitos, afinal podemos observar que não houve
um processo de comunicação correto entre os departamentos, e o levantamento de
requisitos para a definição do escopo do produto mal feito acabou gerando um
produto que não tinha nada a ver com o que se desejava inicialmente.
A fase de Planejamento do Projeto é onde se desenvolve por
meio da definição mais detalhada do escopo do produto e do projeto, das
atividades mais detalhadas, dos recursos necessários do projeto, do custo, da
análise de riscos e definição dos critérios de avaliação. Ao criar um plano de gerenciamento, você deve
perguntar como irá definir, planejar, gerenciar e controlar o escopo do
projeto.
Como podemos perceber, é nesta fase que se esmiúçam todas as
estimativas e análises iniciais que foram feitas na fase de INICIAÇÃO, lembram
do Termo de Abertura que tratamos no post http://engeprojnews.blogspot.com.br/2013/01/iniciacao-integracao-termo-de-abertura.html? Se lembram que nele as informações eram todas
baseadas em estimativas? Pois agora, temos a oportunidade de reunir uma equipe de projeto e nos debruçarmos mais
profundamente na elaboração de um cronograma, de um orçamento mais detalhado,
de uma análise qualitativa e quantitativa de riscos mais abrangente, de
prepararmos todos os planos necessários e corretos para o gerenciamento do projeto. Se eu não sei o que estou fazendo, dificilmente
saberei se será bem aceito ou não.
Concordam que o sucesso do projeto reside diretamente no esforço de
captura de todos estes requisitos? Quanto
mais informação eu tiver para saber se estou no caminho certo ou não, de
maneira formal, com envolvimento de todas as partes interessadas, mais chances
de sucesso terei de alcançar o requisito estabelecido pelo cliente.
Como resultado de todo este planejamento teremos o Plano de
Projeto do Produto, que será a referência principal para as próximas fases do
ciclo de vida do gerenciamento, e que é bom ressaltar não é estático. Existe uma iteração entre as atividades. Não é só fazer na primeira vez e está tudo certo. Durante o desenvolvimento das próximas fases,
deverá ser revisto e atualizado para se manter sempre coerente com o progresso
do projeto.
Como mencionado anteriormente, todo esforço realizado na
fase de INICIAÇÃO foi baseado em estimativas que, naquele momento, foi
utilizado como base para a continuação do projeto para a fase seguinte:
planejamento. Também como mencionado anteriormente,
nesta fase o GP e sua equipe esmiúçam em
detalhes todas as estimativas feitas anteriormente, e neste caso, se torna
importante avaliar novamente se o projeto ainda continua viável ou exequível,
por esta razão, mais uma vez a fase de Planejamento se mostra além da mais
trabalhosa, talvez a mais importante de todo ciclo de vida do gerenciamento de
projeto. Quando um executivo apresenta
aos acionistas a previsão de faturamento e a margem de lucro da empresa, todos
sabem que se trata de uma previsão, mas apesar disso as ações da empresa podem ser influenciadas
positivamente ou não. A realidade do
Gerente de Projetos é a mesma: todos sabem que estimativas de prazo e de custo
são apenas previsões, mas com a apresentação do plano de projeto, cada
stakeholder formará a sua percepção e terá expectativas próprias.
No próximo post irei falar mais detalhadamente do que
acontece dentro do processo de planejamento.
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