Gerenciandos as PArtes Interessadas

Hoje vamos falar um pouco sobre gerenciamento das partes interessadas (stakeholders).  É uma parte fundamental para o sucesso.  Como falei anteriormente, as partes interessadas podem ser fontes de problemas, mas também podem ser fontes de solução, vou dispensar uma solução ou um conselho bom?  Vou dar as costas para o inimigo?  Como diz o velho e sábio ditado: "amigos pertos e inimigos mais pertos ainda", afinal vocês concordam que é melhor ter um inimigo declarado do que um inimigo oculto? É mais ou menos por aí.

Neste processo temos que identificar todos os envolvidos, levantas suas necessidades, captar suas expectativas no projeto.  Lembrando que necessidade gera requisito, expectativa gera problema.  O que ele precisa não necessariamente é o que ele espera.  As necessidades e expectativas das partes interessadas frequentemente são muito diferentes.  NA maioria dos casos, as necessidades são muito mais fáceis de satisfazer do que as expectativas.  E ainda podem estar em conflito com as das outras partes interessadas, ou podem mudar muito rapidamente. 

O objetivo principal é atender aos interesses dos principais envolvidos, daqueles que têm maior peso como parte interessada, afinal se você parar pra pensar por exemplo numa lista de 300, 500, 1000 partes interessadas, com certeza não será possível agradar a todo mundo.    Isto é, você tem que identificar todos, mas para atender os interesses apenas dos principais.  E o restante? Ora, o restante você fica ali de butuca, pois a qualquer momento pode ser que aquela parte interessada secundária vire primária.

Continuando no processo de gerenciamento das partes interessadas, teremos que identificar os critérios de sucesso, ou seja, o que é considerado "sucesso" para os principais stakeholders, descobrir suas prioridades dentre as restrições do projeto e suas prioridades.   Urgência todo mundo tem, e tudo é urgência, mas precisamos sempre procurar as prioridades. 

Temos também que avaliar conhecimento e habilidades dos stakeholders, até para poder saber a quem dar ouvido.  Ora é muito melhor dar ouvidos para quem é especialista numa determinada área do que a um leigo.  Além disso, conhecer as qualificações dos stakeholders poderá ser importante na hora de você precisar de algum recurso em determinada etapa do projeto, para poder envolvê-los no processo de gerenciamento de projeto.  Aliás, você vai ver que esta é uma estratégia que pode ser mostrar bastante útil na hora de consegui um melhor apoio de uma parte interessada: convidá-la para fazer parte da equipe de projeto.  Se ele for contrário ao projeto terá grandes chances de fazê-lo mudar de opinião.

Podemos também agrupar as partes interessadas por interesses, impacto ou influência no projeto.  Esse agrupamento tem o objetivo de definir qual é a melhor abordagem para cada tipo de parte interessada, podendo incluir modelos de classificação diversos, como por exemplo: grade de poder e interesse, grade de poder e influência, grade de influência e impacto, etc..

Quais ações eu devo tomar após identificar e agrupar/classificar as partes interessada?  Não existe uma resposta pronta para isso, isso vai depender da empresa, do projeto, etc... e aí é usar o bom senso, experiência, feeling de estrategista  e definir as melhores ações, como por exemplo? convidar para participar do processo de identificação de riscos, convidar para reunião de acompanhamento, enviar relatórios ou simplesmente não fazer nada.

Isso tudo deve ser analisado e compilado para gerar um registro das partes interessadas incluindo todas as partes interessadas, e uma classificação de tudo aquilo que falamos anteriormente.

Com a estratégia das partes interessadas definida, precisamos representá-la de alguma forma, e uma ferramenta que geralmente se usa é criar um documento chamado MATRIZ DE ANÁLISE DAS PARTES INTERESSADAS, vai no google e procura um modelo que você irá entender melhor.

Acabou? Não, esta lenga lenga com as partes interessadas terá de ser administrada durante todo o projeto e você, como Gerente de Projeto, é o grande responsável por esta administração, então BOA SORTE!!!