Processos de Planejamento - Parte 2 - ESCOPO

Continuamos o post anterior (clique aqui para ver)  e iremos falar um pouco mais um do que fazer no processo de planejamento, baseado no PMBO 4ª. Edição, com os processos relacionados pelo PMI para no final conseguirmos desenvolver o tão almejado plano de gerenciamento do projeto.

Para começo de conversa iremos nos deparar com o PROCESSO DE ESCOPO, onde teremos que coletar os requisitos do produto (características ou funções que descrevem um produto, serviço ou resultado, para entender melhor favor ver post: http://engeprojnews.blogspot.com.br/2012/11/ciclo-de-vida-do-projeto-x-ciclo-de.html, que podem estar por exemplo em um EVTE - Estudo de Viabilidade Técnica e Econômica) e do projeto (como eu vou fazer, ou seja, o trabalho necessário para entregar o escopo do produto). O grande problema aqui é que a maioria das equipes - principalmente os brasileiros - adoram partir pra ação sem ao menos se planejar pra isso.  O cliente tem uma demanda e a equipe quer começar logo a resolução do problema e mostrar para o cliente, e o que acontece?  O cliente informa que não era bem aquilo que ele tinha em mente. 

Resista sempre a este ímpeto e tente sempre assegurar que você entende exatamente o que o cliente quer.  O esforço que você empreender neste momento, irá lhe ajudar e muito na hora em que for empreender uma EAP, estimar uma atividade, o custo e o risco do projeto. 

Além de coletar os requisitos do produto, você deverá também ter o cuidado de coletar os requisitos de qualidade e os critérios de aceitação do produto, impactos dos requisitos em outras áreas externas ou interna, utilizando várias técnicas (entrevistas, brainstorm, pesquisa, dinâmica de grupo, observação, workshop, protótipo etc) dependendo da sua audiência, de forma que possamos conseguir definir e traduzir estes requisitos em um documentação de todos os requisitos.  Estes requisitos precisam ter um plano de gerenciamento que diga como você irá manter, controlar e revisar estes requisitos, bem como uma matriz onde você possa criar uma rastreabilidade afim de não se perder com relação a quem solicitou o requisito, se o requisito foi aprovado e por quem, e como ele será aceito.  Tudo isso para que se possa gerar um escopo final expresso em uma declaração que será a base de todo o projeto e que proverá o entendimento comum do que irá ser feito no projeto.  Significa dizer que todas as entregas do projeto irão estar descritas detalhadamente, incluindo restrições (fatores limitantes) e premissas (aquilo que é considerado como “verdade”), afinal tão importante quanto dizer o que o projeto deve fazer é dizer o que o projeto não deve fazer.

Lembrando sempre que na fase de planejamento ocorre uma iteração dos processos, isto é, uma ida e vinda no sentido de manter atualizado as informações.  A Declaração de Escopo por exemplo é criada no início do processo de planejamento, mas vira e mexe sofre alteração para espelhar as alterações que o projeto sofre ao longo do seu planejamento, melhorando seu planejamento, até que você chegue no ponto de por para execução, dificilmente se faz tudo de uma vez só.   Você faz um pedaço, continua outro, volta e corrige, e assim por diante. 

Clique Aqui para ver o exemplo de uma Declaração de Escopo que encontrei na Net.

No próximo post, falarei sobre a próxima etapa do planejamento após a criação da Declaração de Escopo que é a elaboração de uma EAP.