O que há além de projetos?

Além dos projetos, podemos ter os programas e os portfólios.

Os programas são grupos de projetos que são gerenciados de forma coordenada.  Por quê?  Porque gerenciando assim o resultado é melhor.  Por algum motivo: porque atendem a  objetivos comuns, porque compartilham recursos, porque só consigo atingir o objetivo se gerenciar desta forma, independente do motivo, deverá haver um motivo que justifique o gerenciamento dos programas.  Não posso simplesmente porque eu quero, pois aí não é um programa, tem que ter uma razão.

Já portfólio é um grupo de programas e projetos gerenciados de forma coordenada e que atendam ao planejamento estratégico da empresa.  Ele trabalha com a administração estratégica, isto é, a empresa tem que ter uma administração com planejamento estratégico para justificar o Gerenciamento de Portfólios.  Relembrando: planejamento estratégico é aquela sistemática que as empresas utilizam ao definir a visão, missão, as metas e os objetivos estratégicos para alcança-las.  Para atingir estas metas, vários projetos deverão ser realizados, que deverão fazer parte de um portfólio.  Dentro de um portfólio eu posso ter um ou vários programas, um ou vários projetos e até mesmo outros portfólios.  Posso até separar por unidade de negócios.

Outro exemplo: a minha matriz fica no RJ, mas tenho filiais em Macaé, Campos, ES e SP, sendo cada uma, unidade de negócio. Posso aplicar uma estratégia diferente para cada unidade de negócio, e um portfólio diferente para cada unidade de negócio com projetos que atendam aos objetivos de cada unidade.

Mas aí vocês vão me perguntar: mas ora que diabos todo projeto tem que estar alinhado com os objetivos estratégicos da empresa?  Obviamente que toda regra tem sua exceção e não necessariamente todo projeto tem que estar alinhado com os objetivos estratégicos da empresa.  Mas se coloca no lugar do dono, do CEO ou do acionista da empresa: qual projeto irá ter mais importância para você: aquele que está alinhado com sua estratégia e que vai lhe obter mais lucro, ou aquele que vai trazer algum benefício indireto para a empresa?  Seguindo este raciocínio, quais as chances da segunda opção chegar ao declínio antes de encerrar?  Muitas chances! E você provavelmente não irá querer fazer parte deste projeto.  É aquele projeto que ninguém mais fala, os recursos dão uma desculpa pra sair, começa a receber um monte de estagiário para trabalhar, não participa mais das reuniões da diretoria, etc. Por isto, é muito importante que a empresa tenha uma administração estratégica e que os projetos, programas e portfólios estejam realmente alinhados com ela, ou caso contrário irão entrar no LIMBO dos projetos.

E subprojeto? Já ouviram falar? É um pedaço de um projeto que você vai terceirizar.  Exemplo para não complicar: aquele evento de fim de ano que vocês estão preparando para comemorar na empresa, pois bem, vocês tem um projeto, que deverá ser mostrado aos diretores, você já definiu que fará um workshop com os mesbros da equipe para determinar as atividades do projeto, por acaso acha que alguém da equipe ira pra conziha?  Se não for festinha americana não rola.  O que você faz? Cadê o fone dos buffets?? ESTE É UM SUBPROJETO.  E iluminação e DJ?? Vai contratar? Será um subprojeto.  Por que não um projeto ao invés de um subprojeto?  O buffet por exemplo, precisa colocar todas as atividades que o buffet irá fazer no projeto?  Não.

E atividades? São os trabalhosnecessáriso para realizar o projeto.

E gerenciar o projeto do que se trata? É administrar o projeto de forma que ele se torne um sucesso. E este é o papel principal do GP, ele é o responsável pelo sucesso ou pelo fracasso. Ou seja, ele é sempre o culpado!

E PMO? Já ouviram falar?  Trata-se do Project Management Officer,  é um corpo ou entidade organizacional.  Agora atenção: PMO não é cargo!  As pessoas confundem muito isso. Às vezes começa-se o PMO com uma só pessoa, e vc acaba chamando esta pessoa de PMO da empresa. Não é bem assim, PMO acaba sendo cargo,  e não é! PMO é um setor ou entidade.  O PMO tem varias responsabilidades dentro de um organização, e é a organização que vai definir como o PMO irá atuar, podendo ser com base em Metodologia (papel de definir, auditar, implantar, etc), Pessoas (treinamento, promovendo, avaliando , alocando gerentes, etc..) e Ferramentas (qual ferramenta utilizar, treinar, dar suporte e gerenciar aquela ferramenta, etc).  A organização pode preferir ter um escritório que agregue todas as três funções, mas só uma destas funções já dá um trabalho enorme.

O PMO pode ser mais estratégico ou operacional dependendo da estratégia da empresa.  Existem projetos tão grandes que tem um PMO exclusivo para ele.  Ou mesmo um PMO exclusivo para apenas um setor.  Um PMO pode estar ligar a presidência, a diretoria, a um setor, como por exemplo a produção, engenharia, área de TI, enfim, depende da estratégia da empresa.

E como surge a necessidade e a definição da atuação do PMO?  Vamos dizer que a empresa necessite ter GPs e equipes qualificadas, o que ela faz? Cria um PMO focado em Metodologias e Pessoas para capacitar pessoas e formar equipes.   Outra empresa possui recursos suficientes para implementação dos projetos que se faz necessário? Não, então vamos implementar um PMO focado em metodologia e ferramentas para aumentar a capacidade produtiva.  Os profissionais estão desenvolvendo os projetos da melhor forma possível, então vamos montar um PMO focado em metodologia e por aí vai.