O que é Six Sigma?

O Six Sigma ou Seis Sigma possui uma grande quantidade de definições, cada descrição um pouco diferente da outra sobre o que é o tal do Six Sigma.

Costumava-se descrever o Six Sigma como um método altamente técnico utilizado por engenheiros e estatísticos para dar sintonia fina a produtos e processos.

Meia verdade, pois a coleta de dados e a análise estatística são um dos componentes chaves dos projetos de melhoria, mas o Six Sigma é muito mais do que isto.

"Não são os mais fortes nem os mais inteligentes que sobreviverão.  Mas aqueles mais sensíveis a mudanças."

Outras definições falam que o Six Sigma é a busca contínua da perfeição em atender o cliente. Correto, já que Six Sigma refere-se a um alvo de desempenho estatístico. A empresa que atingir este alvo irá produzir apenas 3,4 defeitos a cada um milhão produtos.

Cabe aqui uma ressalva: esta meta não é universal, pois há empresas que podem possuir mais ou menos defeitos e obterem sucesso. Por exemplo, uma companhia área em que 3,4 voos em um milhão caíssem? Seria seguro viajar por esta companhia aérea. A média das empresas aéreas possui um acidente a cada 8 a 10 milhões de voos.

Muito mais que o seis sigma. Outras empresas, como é o caso das fundições, dão duro para produzirem peças com menos de 30% de refugo.

Há outros que definem o Six Sigma como um abrangente esforço de “mudança de cultura”, que busca posicionar a empresa para atingir maiores níveis de satisfação do cliente, lucratividade e competitividade.

Apesar das pioneiras GE e Motorola terem causados um choque cultural ao implantar o Six Sigma, há casos em que ele foi implantado sem a necessidade do choque de cultura.

Fala-se de vários pontos de vista sobre como definir o Six Sigma, mas afinal, o que é o Six Sigma?

Uma definição interessante é:

“Six Sigma é um sistema abrangente e flexível para alcançar, sustentar e maximizar o sucesso empresarial. Six Sigma é singularmente impulsionado por uma estreita compreensão das necessidades dos clientes, pelo uso disciplinado de fatos, dados e análises estatísticas e a atenção diligente à gestão, melhoria e reinvenção dos processos de negócios”.

O Seis Sigma também define o sucesso empresarial ,como sendo alcançar:

•Redução de Custos
•Melhoria de produtividade
•Crescimento do “market share” (nicho de mercado)
•Retenção de clientes
•Redução de tempo de ciclo
•Redução de defeitos
•Mudança cultural
•Desenvolvimento de produto/serviço

Para levar o Six Sigma para dentro da organização é necessário então, capacitar seu pessoal interno, formando Yellow Belts, Green Belts e Black Belts. Eles serão os guardiões e especialistas na metodologia na organização

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Qual a causa dos produtos defeituosos?

Já comprou um produto e veio com defeito? Quem nunca passou por isso? Eventualmente até nos acostumamos com isso e logo corremos atrás do nosso direito de consumidor e realizamos a troca e assim nos acostumamos com isso.  Mas já pararam para pensar por que um produto tem defeito, se não era para ter?  Por que um produto falha?  E o mais importante, qual seria a causa desta falha?

É comum chegarmos em uma fábrica e vermos máquinas produzindo produtos acabados ou semi-acabados, e um inspetor jogando um outro produto fora por defeito de fabricação. Da mesma forma como no parágrafo anterior, muitas empresas acabam se acostumando e aceitando o desperdício como um processo rotineiro, ou seja que é inevitável por estarem sujeitos a inúmeras situações incontroláveis.  Ok, você aceitaria impunemente como rotineiro um defeito de fabricação em um avião que fosse viajar?  Ou quem sabe em um equipamento médico que irá lhe sustentar a vida durante uma operação? Certamente que a resposta é não.

Por esta razão, acostumar-se ou acomodar-se aos itens defeituosos não resolve nada, pelo contrário, fica-se cada vez mais longe da solução do problema.  Todos tem que acreditar e ter fé que é possível reduzir os defeitos, e não importa o defeito, sua localização, natureza, restrição, nacionalidade, etc. a causa dos defeitos sempre reside em um motivo e que deve ser tratado: Variação! Simples assim!!  Se a variação acaba, acabam-se os defeitos. Uma variação sequer seja na matéria prima, nas máquinas, no método de trabalho ou de inspeção irão acarretar variação. 

É claro que não é uma tarefa tão simples quanto o que foi dito, é necessário estudo, observação, utilização de várias ferramentas e recursos, análise rigorosa, diagnóstico, etc.  Milhares de empresas e culturas vêm perseguindo a diminuição destas variações, centenas de pesquisados e especialistas no assunto criaram teorias, técnicas e ferramentas para o sucesso desta empreitada, e quando se fala em variação com certeza os métodos estatísticos logo vem a cabeça como as ferramentas mais utilizadas neste meio.  E a metodologia mais famosa é a Six Sigma, que ao contrário do Lean que é mais focado em desperdício, o Six Sigma é focado em evitar variação do processo.

Vale ressaltar que pode existir variação da variação. Como? Explico com a seguinte pergunta: será que uma peça a ser utilizada em um avião de verdade deveria ter a mesma rigidez com relação a variação do que uma peça a ser utilizada em um avião de brinquedo?  Obviamente que não, caso contrário o avião de brinquedo iria custar milhões, certo?  Sim, pois definitivamente quando mais você queira diminuir a variação de um processo, com certeza mais investimento terá que realizar para melhorar a eficiência e rigor da qualidade da matéria prima, das máquinas, do método de trabalho e da inspeção.

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Modelo de Gerenciamento de Desempenho baseado em Processos

Antes de darmos continuidade a análise que tenho feito das ferramentas de gestão de melhoria de desempenho de uma operação, seria bom entendermos também que estas ferramentas precisam antes de tudo atender as necessidades do planejamento estratégico da empresa, para que possam ser utilizadas justamente nos processos críticos para o atingimento do sucesso. 

A utilização de um modelo de gerenciamento que permita identificar as oportunidades de melhoria de desempenho dos processos de um sistema operacional, procurando alcançar os objetivos e as metas estabelecidas no processo de planejamento estratégico.

Processo de Planejamento Estratégico 

A etapa preliminar para a construção de um modelo de gerenciamento de desempenho
consiste na realização de um processo de planejamento estratégico, através de um diagnóstico para identificação dos principais problemas existentes na estrutura organizacional da empresa, procurando focalizar a atuação da função de controle para melhoria de desempenho do sistema operacional. 

Partindo-se da análise da estrutura organizacional da empresa e da avaliação de sua
adequação aos processos operacionais, analisa-se como são planejadas e controladas as ações e como as informações fluem dentro do sistema operacional.   Identifica-se, então, os processos operacionais a serem gerenciados, através do estabelecimento de uma estrutura organizacional matricial, permitindo a alocação dos recursos das áreas funcionais aos processos operacionais.  Esta forma de organização permite uma maior interação entre as áreas da empresa, possibilitando a formação de grupos de trabalho para desenvolvimento de projetos de melhoria de desempenho. 

Finalmente, são estabelecidos os objetivos do sistema operacional, permitindo a definição
das metas de desempenho de seus processos. 

Mapeamento de Processos 

O mapeamento dos processos operacionais requer a definição do fluxo de atividades,
permitindo a escolha de parâmetros para sua avaliação e controle. Exige, ainda, a
transferência de informações para uma representação visual, de modo a 
facilitar a identificação do consumo de recursos e da geração de resultados dos processos
operacionais.
  
O que se observa nas empresas é uma dificuldade na compreensão de seus processos, por
estarem organizadas através de uma estrutura hierárquica funcional. Visando suprir esta 
deficiência, foi desenvolvida uma ferramenta específica para mapeamento de processos, adaptada à necessidade de avaliação e controle para fins de gerenciamento de desempenho. 

Um modelo para mapeamento de processos operacionais é mostrado na figura, identificando as atividades internas e externas, o uso simultâneo - E - de recursos e o uso alternativo - OU - de recursos, os pontos de decisão com saídas X e Y e avaliação de um processo operacional.  

Neste modelo, o fluxo de atividades ocorre sempre do início para o fim dos processos operacionais, dispensando o uso de setas para indicar o seu sentido. 


Então, após a realização da etapa de mapeamento de processos, surge a necessidade de estabelecer os padrões operacionais, objetivando fornecer elementos para o gerenciamento de desempenho do sistema operacional. 

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Excelência Operacional

Hoje iremos começar a falar sobre excelência operacional.  Mas para quê eu preciso conhecer essa tal de excelência operacional??  Bom, o mercado no qual vivemos, a cada dia se torna mais competitivo, além disso as sucessivas crises econômicas fazem empresas ao redor do mundo se depararem com desafios em termos de redução de custo, melhoria da qualidade, aumento de produtividade e até mesmo fluxo de caixa.  Neste ambiente desafiador e competitivo, as empresas que não buscarem excelência operacional em seus processos, perderão poder de competir nos mercados que atuam e poderão perecer muito em breve, já que  atingir a Excelência Operacional, significa em resumo ter uma operação com todos seus processos mapeados, enxuta, sem desperdícios e com desvios e defeitos minimizados ao máximo.

E o que fazer para atingir esta tal excelência operacional?  Existem várias formas, métodos, caminhos, ferramentas, sistemas e cada empresa adota uma abordagem diferente, ora focando em uma ferramenta, ora em outra, ou em várias ao mesmo tempo, tudo obviamente depende da cultura da empresa, do "poder de fogo", do direcionamento estratégico e do mercado a que a empresa está inserida.

Aqui iremos direcionar nosso papo sobre excelência operacional para as ferramentas que eu tive a oportunidade de conhecer e utilizar nas empresas para quem trabalhei: Lean Manufacturing e 6 sigma.  Lembrando que não sou um expert nem certificado no assunto, o que pode ser uma vantagem, já que não irei aprofundar em detalhes e tentarei ser o mais direto e visual possível, tentando trazer um "ar revigorante" sobre este assunto já tão debatido em sites e livros especializados.

A excelência operacional poderá envolver uma liderança visionária (planejamento estratégico, visão, missão, etc..), gerenciamento da cadeia de fornecimento (parceria com fornecedores, livre de desperdício, Just in Time, "puxada" por demanda, etc), Busca pela perfeição (busca incessante, melhoria contínua, melhores práticas, etc), Lean Manufacturing (gerenciamento visual, 5S, elimínio de desperdício, etc), Six Sigma (DMAIC, Controle de processo, vairação mínima, etc) e Funcionários capacitados (time orientado, PACE, confiança, etc..), e qual o objetivo de tudo isso?

Para entender melhor, fiz a comparação abaixo:

PACE = Maximiza o envolvimento dos funcionários. É um processo de efeito rápido, quase imediato, onde você ataca os devios que vê mais fácil, utiliza também uma técnica sem ser complexa e que dê uma resultado rápido. É o que normalmente fazemos no nosso dia a dia na fábrica.

LEAN = Tenta minimizar ou até eliminar o desperdício.  É no Brasil chamada de Manufatura Enxuta. Não é tão estruturada quanto o 6 sigma, mas muito útil para melhor a velocidade do processo, identificar processos e atividades sem valor agregado.  Normalmente recomenda-se implementar o Lean primeiro e depois o 6 sigma.

6 SIGMA = Tenta minimizar ou até eliminar a variação dos processos.  É bem mais estruturada que o Lean e dessa forma mais complexa, utilizando variadas ferramentas estatísticas para verificação do processo e identificação de variáveis.

Em resumo, a utilização do Lean Manufacturing e do 6 SIGMA contribui de forma decisiva para o atingimento da excelência operacional.  O Lean elimina o desperdício e  o 6 sigma reduz a variação.

Em futuros post, colocarei mais informações diretas e objetivas sobre como funcionam estas ferramentas.  Aguardo vocês por aqui e deixem seus comentários!

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