Processos do gerenciamento do projeto.

As organizações são constituídas por uma complexa teia de recursos que são inter-relacionados e que devem perseguir os mesmos objetivos.  Para a excelência do desempenho e sucesso da organização é importante que todos recursos e atividades estejam gerenciadas segundo uma visão de processos. Estes processos de gerenciamento são conjunto de ações.  A maioria das empresas já possui seus processos mapeados. O que são?  Basicamente atividades a serem feitas, objetivos, ferramentas, procedimentos que são realizados durante o processo e para isto acontecer, eu preciso alimentar ele com insumos, esta execução vai gerar algum produto resultado ou serviço, o processo em si envolve isso tudo e como ele é realizado.  A idéia de mapear o processo é dizer exatamente o que fazer e de que forma.  Como, onde, quando e por que.  É fundamental que sejam conhecidos os clientes desses processos, seus requisitos e o que cada atividade adiciona de valor na busca do atendimento a esses requisitos. 

Mapear processo é útil para se saber o que está fazendo e também para monitorar através de indicadores a qualidade deste processo.

Mapeamento de processo deveria ser obrigatório em todas as empresas tamanha as vantagens que se pode obter desta ferramenta.  O mapeamento provê uma estrutura para que processos complexos possam ser avaliados de forma simples, a equipe pode “ver” o processo completo.  É possível visualizar mudanças no processo que provocarão grandes impactos.  Áreas e etapas que não agregam valor podem ser facilmente identificadas.  Os tempos de ciclo de cada etapa podem ser estimados. E por aí vai. Afinal, toda empresa é um processo composto por diversos, centenas, milhares de processos.  Parte desses processos é automatizada, outros manuais, outros terceirizados, internos, externos, etc... Lembrando que o mapeamento de processo é um meio e não um fim. O que deve ser atingido de fato são os objetivos e as metas compromissadas.

O Gerenciamento de projeto é feito por processo, neste ponto é igual a muito do mapeamento de processo realizado nas empresas.

Segue abaixo, um dos processos definidos no PMBOK identificados como um mapeamento de processo, estes processos não estão fechados, estão interligados com os outros processos, criando uma visão holística de todo processo do PMBOK.

O PMBOK adotou cinco grupos de processos: Iniciação, planejamento, execução, monitoramente/controle e encerramento.  Estes são os grupos de processo do Gerenciamento de Projeto. Aí entra uma coisa interessante, até porque falamos bastante em outro post (colocar o link) sobre ciclo de vida de projeto, ciclo de vida de produto e suas diferenças, pois bem, estes cinco grupos de processo também são conhecidos como o ciclo de vida do gerenciamento do projeto, entenderam a diferença?

Lá no início nós tínhamos o ciclo de vida do produto, que normalmente segue uma seqüência de iniciação, criação, desenvolvimento, declínio e retirada,  depois tínhamos o ciclo de vida do projeto que é definido em função das necessidades do segmento de mercado, da organização, etc... já o ciclo de vida do gerenciamento do projeto é definido pelo PMBOK, dividido nos cinco grupos mencionados anteriormente, que estão divididos em 42 (até a próxima revisão) processos. Isto é, o PMBOK não define o ciclo de vida do produto nem do projeto, não é de sua responsabilidade isto, é responsabilidade da organização, do mercado, do GP, entretanto ele define o ciclo de vida do gerenciamento do projeto, e este tem que seguir as boas práticas inseridas no PMBOK.  Resumindo: o ciclo de vida de projeto é definido pela metodologia utilizada já o ciclo de vida do gerenciamento do projeto É DEFINIDO PELO PMI.

Dessa forma, quando falamos de um projeto, falamos de centenas de processos que serão adotados no ciclo de vida do produto, projeto e do gerenciamento do projeto.

Agora, olha só que coisa mais interessante ainda: se lembram ou já ouviram falar do ciclo PDCA (Plan, Do, Check and Act), “motorzinho” criado por Deming, e muito utilizado nos sistemas de qualidade?? Pois é, reparem que o ciclo de gerenciamento de projeto é bem parecido, afinal enquanto no ciclo de Deming você PLANEJA, EXECUTA, VERIFICA E ATUA CORRETIVAMENTE, no ciclo do gerenciamento do projeto você INICIA, PLANEJA, EXECUTA, MONITORA & CONTROLA e ENCERRA.

E é até justificável o núcleo ser o PDCA, afinal se trata de processo também.

Portanto, o ciclo do gerenciamento do projeto e seus grupos de processos, podem estar dentro de cada fase de um ciclo de vida de projeto, iniciando-se e encerrando-se em cada fase formando vários ciclos, ou em projetos menores podendo-se ter apenas um ciclo. 

Abaixo vemos um gráfico que mostra exatamente como se comportam e se relacionam estas diferentes fases, que apesar de seguirem uma seqüência se sobrepõem, na iniciação já começa o planejamento e monitoramento e controle. Você termina a iniciação, o planejamento já está no ápice, o encerramento já inicia algumas atividades, como por exemplo, contratos sendo encerrados, e assim por diante.  Importante lembrar que durante o desenvolvimento do projeto, estes processos sofrem iterações constantes.  Por exemplo, enquanto você está executando a fase de monitoramente e controle percebe um desvio no planejamento e tem que implementar uma ação corretiva, nesse caso, volta-se no planejamento e replaneja-se alguma atividade, e então volta para execução, e assim por diante.

Aos poucos iremos comentar todos estes processos, seus métodos, ferramentas, saídas e como interagem com os outros processos.   A política aqui continuará sendo sempre o compartilhamento de informações.  Adicionem nosso blog aos seus favoritos, nos visitem sempre que tentaremos todos os dias colocar algum material útil voltado para engenharia e gerenciamento de projetos, área fascinante na qual venho atuando há mais de 15 anos.