Processos de Planejamento - Parte 5 - Tempo

Bom, conforme visto em nosso último post (clique aqui para ver), aí você se vê com uma EAP linda de um lado e um Diagrama de Rede belíssimo do outro, e aí você me pergunta e agora, o que faço com estas pinturas???  Agora meu amigo é hora de estimar os recursos das atividades, ou seja, você terá que perguntar a si mesmo ou a equipe do projeto, para cada atividade o que vou precisar para executá-la, em termos de recursos humanos, materiais, equipamentos, locais, ferramentas, insumos, etc.   Todo gerenciamento de projeto precisa de recursos para poder “tocar” o projeto.   Se vou precisar de um computador, que tipo de computador?  Se for precisar de um especialista, que tipo de especialista?  Junior, Pleno Sênior? Vou precisar dele, 50% do tempo ou tempos integrais? Quantos especialistas vão precisar?  Por exemplo, atividade: trocar a lâmpada, recursos: 5 estagiários durante o dia inteiro! :)

E com estes recursos definidos, você já pode finalmente fazer a estimativa de tempo final para o seu projeto, afinal com os recursos disponíveis definidos, você poderá calcular a duração das atividades que são influenciadas diretamente por estes mesmos recursos. O período de tempo das atividades (horas, dias, semanas, meses, etc), estão vinculadas com a produtividade, restrições e premissas, informações históricas, riscos dos recursos (pessoas, equipamentos, local, logística, etc).  Exemplo: tenho que fazer o transporte de uma carga por uma determinada rota.  Com um caminhão irei levar 6 horas para fazer este transporte.  Só que não dá pra fazer em 6 horas, pois o caminhão só poderá transitar nesta rota no máximo em 2 horas, pois é proibido caminhão transitar em horário de "rush".  Então, você determina que ao invés de se utilizar 1 caminhão, você utiliza 3 dividindo a carga e reduzindo o tempo desta atividade de 6 para 2 horas.  Ou quem sabe, se você continuar utilizando apenas 1 caminhão, mas utilizar um caminhão com uma capacidade de carga maior de modo que consiga transportar tudo em 2 horas.  E até talvez, se aumentar o número de pessoas, dependendo do tipo de serviço e carga, possa conseguir diminuir a duração desta operação de transporte.  São muitas possibilidades  e só através de um planejamento e análise adequado pode-se chegar em uma conclusão.

Vale ressaltar, que durante este planejamento de tempo, é necessário levar sempre em conta uma reserva de contingência, ou você vai querer trabalhar com um cronograma justinho??? Tá maluco? Até parece que isso não acontece, não é?  Mas pelo PMI, o Gerente de Projeto deveria elaborar uma análise de risco no decorrer do planejamento, e neste processo determinar através de um procedimento (não é chutado não hein galera) que definam os tipos de riscos, e por que está incluindo-o (registros históricos, opinião dos especialistas, etc).  E esta análise de risco tanto vale para prazo quanto para custo que veremos mais na frente.  O importante é você ter esta contingência justificada, ao invés daquela velha mania que o pessoal tem de “vou colocar mais uma gordurinha aqui”, ou “vou colocar mais 2 semanas, porque sei que o chefe vai cortar uma”, caindo num jogo de engana x engana, do mais esperto.  Não existe isso no PMI. É antiético. Não é achismo, é uma prática oficializada, baseada no gerenciamento de riscos.

Nesta altura, é importante você entender também a diferença entre DURAÇÃO e ESFORÇO, afinal saber diferenciar estes conceitos fará diferença na hora que você for desenvolver o cronograma em um MS Project por exemplo.  Bem, duração é o tempo esperado para execução da atividade.  Ex.: 2 dias, simples assim!!  Já esforço, é o empenho ou trabalho necessário para concluir aquela atividade,  geralmente definido por HH (hora homem), o que não significa que seja só mão de obra humana, pode ser hora-homem de um equipamento.   Você define a quantidade de trabalho que uma tarefa representa quando atribui um recurso ou recursos a ela.

E você aí pensando que era só sentar e fazer o cronograma... se enganou não é?  Temos que fazer tudo isto que está aqui e nos post anteriores para começar a pensar em criar o cronograma de fato, mas isto veremos no próximo post, até lá!!!