Como é dito e repetido no PMBOK, a maior parte do tempo do
tempo do Gerente de Projetos é gasto com comunicação, as estatísticas informam
que isto representa 90%. Vocês que
porventura estão lendo e são gerentes ou pretendem ser, tem que se comunicar,
tem que passar informação. E aí vem a
pergunta: vocês gostam de se comunicar?
Tem alguém tímido ai?
Olha, já vi muito projeto afundar pois na hora de explicar,
o Gerente de Projetos não conseguiu. Ou
na hora de justificar aquele projeto, ele não soube se comunicar com argumentos
eficientes ou, por outro lado, tinha os argumentos, mas não soube se fazer entender ou convencer
da forma adequada.
Se vocês tiverem dificuldades de entonação, dicção, oratória
ou timidez, vocês tem duas opções, ou vocês se escondem no armário e pronto
ninguém vai te ver ou, ao contrário, você tenta se expor o máximo possível que
se tornará tão normal para você e para as pessoas que nem vão ligar mais pois
estarão olhando um personagem. É isso
mesmo! Algumas pessoas irão torcer o nariz para o que estou dizendo, mas crie um personagem para você (é diferente de ser falso hein?) alegre,
feliz e falador. É claro que você têm
problemas, contas pra pagar, etc. mas ninguém precisa ficar sabendo. Outra coisa também que influencia bastante no
medo de se expor é o medo que as pessoas têm de errar e serem julgadas por isso,
então haja Freud para poder suplantar estas barreiras.
Sugiro também fazer
cursos para desenvolver suas deficiências que ajuda e muito! Afinal, a partir do momento que você se
conhece, domina o assunto, tem ferramentas e conhece técnicas, isto poderá lhe
dar segurança o suficiente para vencer suas barreiras, mas ainda assim pode ser
que você falhe, então a questão da timidez é como você vai trabalhar com ela de
modo que não atrapalhe a comunicação do Gerente de Projeto com sua equipe e
partes interessadas.
Outras questões a serem respondidas por esta disciplina do
Gerenciamento de Projetos: Quem deve receber quais informações? Que perguntas
devem ser feitas? Quais são as reais necessidades desta informação? Qual
informação é necessária e de que tipo? Em que forma e meio deve ser transmitida
esta informação? Com que frequência eu devo transmitir esta informação? Qual é
o fluxo das informações? Tudo isto deve
estar claramente respondido, caso contrário, fica todo mundo querendo saber de
tudo a todo instante, e o que importa aqui é saber o que é realmente necessário
em termos de comunicação no projeto. Muitos GPs só levam consideração que comunicação reside apenas nos relatórios de desempenho, não levando em consideração a necessidade de criar um Plano de Gerenciamento das Comunicações estruturado, sempre perguntando as partes interessadas o que se deve comunicar e qual a forma de se comunicar. Afinal, existe uma grande diferença entre a comunicação eficaz (informações são fornecidas no formato correto, no tempo adequado e com o impacto necessário) e comunicação eficiente (fornecer somente as informações que são necessárias).
Todos os envolvidos no projeto devem entender a real
importância da comunicação e como ela afeta diretamente o projeto como um todo. Normalmente as pessoas falam muito de Prazo,
Custo, Escopo e acabam esquecendo que a comunicação é tão ou mais importante
para que todo o resto possa acontecer. Os possíveis eventos baseados na
comunicação sendo eles positivos ou negativos são fatores determinantes para o
sucesso do projeto. Quando gerenciadas adequadamente, as diferenças de opinião
são saudáveis e podem aumentar a criatividade e melhorar a tomada de decisões.
Quando as diferenças se tornam um fator negativo, os membros da equipe do
projeto são inicialmente responsáveis pela resolução de seus próprios conflitos
e o Gerente de Projetos deve estar alinhado a todos a fim de tentar reduzir por
fim a zero estes conflitos que venham a ocorrer.
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