Execução do Projeto

Quem acompanha o blog, já percebeu que postei artigos praticamente para todas as áreas de conhecimento do PMBOK, e neste artigo gostaria de comentar que, em resumo, ser Gerente de Projetos - o que não é tão diferente de um Gerente de Departamento -, é um desafio constante entre gerenciar conflitos e interesses humanos, políticos e financeiros.

Gerenciar uma equipe, seja de projetos ou de outra atividade, é ter o poder de saber observar a personalidade de cada um e tirar o melhor proveito dos talentos que existam.  É ter poder de persuasão para poder negociar recursos, negociar prazos, negociar orçamentos, negociar conflitos, negociar, negociar e negociar constantemente.

Uma das opções que o PMBOK ensina para ajudar no gerenciamento do relacionamento da equipe, são as “regras de convivência”, ou seja, estabelecer limites entre as partes, de modo que uma saiba até onde por ir sem desrespeitar o limite do outro.  Parece tão óbvio não é mesmo?  Mas se não agirmos com esta atitude óbvia, com certeza problemas surgirão.  Tem que se trabalhar com soluções aceitáveis para ambas as partes em um relacionamento de equipe.

Como Gerentes, vocês terão que ser bem políticos, cínicos e muito cara de pau também, mas nunca sejam hipócritas! Por quê? Por que um dia a equipe descobre, e são iguais hienas, sentem o cheiro do medo, se você ficar com medo e mentir, eles vão sentir o cheiro e vão te devorar, se é que me entenderam.  Então, procure cumprir aquilo que você fala ou promete. Se você não tinha condições de prometer, nem adianta vir com desculpas, vai ser pior.

Como Gerentes, vocês certamente irão se envolver em muitas reuniões.  E com certeza vocês devem fazer reuniões planejadas, agendadas, com horário de início e término, com pautas que são cumpridas integralmente, com liderança bem definida e clara, os participantes são super disciplinados, chegam na hora e respeitam tanto o horário da reunião quanto a participação dos outros participantes, e toda ela é documentada.... isso não acontece? Utopia? Pois é, caro leitor, infelizmente no mundo real não é bem assim que acontece.   De qualquer maneira, sempre tentem fazer e ensinem aos colegas como fazer, pois as reuniões são necessárias e se forem um desastre com certeza irá impactar negativamente no projeto.   Não tem coisa pior do que você chegar em uma reunião desmotivado, e encontrar os outros desmotivados, sem perceberem a importância da reunião e da participação de todos para o objetivo da mesma.

As reuniões deveriam ser produtivas, afinal é o momento que você tem com sua equipe para definir, decidir, resolver ou simplesmente esclarecer futuras ações.  Existem várias técnicas para se realizar uma boa reunião, eu particularmente gosto de uma em que a reunião é feita em pé.  Não existe Stand up Comedy?  Qual o problema em ter Stand up Meeting? Imagina a reunião tradicional: as pessoas chegam, se sentam, tomam água, cafezinho, biscoitinho, ficam rabiscando seus cadernos e tome dispersão! Uma reunião de 10 a 15 minutos, acaba sempre levando 1 hora.  Agora imagina colocar esta galera em uma sala sem mesa, só com um quadro e uma prateleira para colocar um papel, o que vai acontecer?  Todo mundo vai querer que a reunião não se estenda além do necessário, e aí acabam os assuntos transversos, dispersão, e a reunião com certeza fica muito mais objetiva.

Assim sendo, levem muito a sério a questão das reuniões durante a execução do projeto, planeje a reunião, utilize técnicas e ferramentas, o Outlook por exemplo ajuda bastante, e nunca cometa o pecado de estender o tempo de reunião além do necessário.   Em minha opinião, reunião com mais de meia hora, acaba virando palestra ou seminário, pois dispersa muito e acaba cansando, as pessoas acabam achando eu estão perdendo seu tempo.  Aliás, sugiro, se possível, ao invés de fazer uma reunião de 1 hora, ou fazer aquela longa reunião no início ou fim do dia,  fazer várias reuniões de 10 minutos, ao longo do tempo. Isso favorece a questão da pontualidade, a partir do momento que o cara sabe que a reunião só dura 10 minutos, ele evita de se atrasar, já que se ele se atrasar 5 minutos, perdeu metade da reunião.  O diálogo diário, realizado no stand up meeting, permite que cada membro da equipe descreva brevemente o que fez no dia anterior, eventuais problemas que detectou, soluções interessantes que foram criadas etc. Não é nem necessário entrar em detalhes. A idéia é que as pessoas saibam o que está acontecendo e quem fez o que. Se um membro se interessar bastante por um assunto a respeito do qual outra pessoa trabalhou no dia anterior, ele pode, após o stand up meeting, se reunir com essa pessoa e discutir a solução com maior nível de detalhe. Pode até resolver fazer par com aquela pessoa durante o dia de trabalho que está começando.

Eu tive um chefe que adorava fazer reunião sexta-feira 3 horas da tarde, era de matar!!! Como é que o indivíduo quer comprometimento em uma reunião numa sexta-feira 15 horas da tarde que se estende por 2 horas???  Trabalhei como Gerente em uma empresa em que tinha que participar de uma reunião que começava às 9 horas e não tinha hora para terminar, e isso TODO DIA, isso mesmo, todos os dias!! Imagina a perda de tempo, falta de objetividade, enfim, uma loucura.

O PMBOK fala das reuniões de acompanhamento de projeto tem que ter regularidade, e uma das coisas que vocês precisam evitar é, por mais antagônico que pareça: nunca façam uma reunião de acompanhamento só para acompanhar o status do projeto.  É isso mesmo!  Imagina a equipe tendo que ir para uma reunião semanal, apenas para divulgar o status do projeto, um verdadeiro saco! A reunião de acompanhamento tem que ter um foco para solução de problemas, discussão de soluções, caso contrário irá se perder ao longo do tempo.  Aliás, não deixem para preparar o relatório de acompanhamento na reunião, ele já deve vir pronto, apenas para discutir o que foi feito e o que tem para se fazer.   Outras pautas interessantes nesta reunião seriam: acompanhamento de desempenho, reavaliação de riscos, ações corretivas, realinhamento de metas, avaliação da comunicação, e nunca se esqueçam: é nessa hora que você deve passar o feedback para a equipe.

Como pormenor, mas não menos importante: nunca se esqueçam da ata da reunião e lista de presença (dependendo da ferramenta que você utilizar estes documentos já poderão ser emitidos automaticamente).