Depois de alguns meses de ausência em função de uma longa
viagem a trabalho, voltei e para recomeçar a sugerida sequencia de atividades
de planejamento, vamos falando um pouco sobre aquisições.
Infelizmente, nem tudo o que o Gerente de Projetos e sua
equipe precisa estará a disposição na
empresa ou dentro da equipe. Alguma
coisa terão que adquirir de fora. Quando
acontece isso, deve-se trabalhar com o processo de Aquisições. Este processo descreve os processos
necessários para aquisição de bens e
serviços fora da organização executora do projeto. O gerenciamento de
aquisições é uma área potencialmente problemática para o gerente de projetos
verificada durante a fase de implantação do projeto. Para lidar com esta
condição, a equipe de projetos deve buscar o caminho das melhores práticas do
gerenciamento de aquisições, segundo o Guia PMBOK®.
O PMI considera que você, como Gerente de Projetos faz
aquisições de grande porte, ou com órgãos público, ou com empresa de grande
porte onde se tem que fazer licitações e tudo mais, etc.
Empresas pequenas não trabalham muito com isso, normalmente elas
têm um fornecedor padrão onde costumam fazer suas compras. Não tem muito critério, o único critério é
que o patrão quer que compre lá. Se a
empresa de vocês trabalha assim, talvez este processo lhe pareça bastante
estranho. Se você trabalha em empresas
como Petrobras, por exemplo, estará bastante familiarizado com este processo.
O PMI, na certificação, irá cobrar questões envolvendo estes
tipos de empresa, e aqui no Brasil o que mais chega perto destas definições são
órgãos públicos como PETROBRAS, NUCLEP etc.. que são obrigadas a atender a “Lei
da Besta”, já ouviram falar da “Lei da Besta?” Não? Trata-se da famosa lei 8.666, que define boa parte do
processo que discutiremos aqui, basicamente o que está no PMBOK para aquisição,
e que é bem interessante.
O processo de aquisição, nada mais é que o processo para
comprar ou adquirir produtos ou serviços ou resultados que se façam necessários,
externos a equipe do projeto. Repararam
que o PMBOK não cita “empresa”? O PMBOK
cita “equipe” ! Ou seja, se eu tiver a
necessidade de adquirir alguma coisa fora da equipe, mas na mesma empresa, eu
já deveria utilizar as boas práticas deste processo, lógico que com um nível
bem menor de formalidade, mas já deveria utilizar. Na prática, o que a gente vê por aí?
Normalmente só se utiliza este processo quando são processos fora da empresa,
externos à empresa. Mas aqui, e isso é
importante para a certificação, o PMI recomenda utilizar o processo a partir da
equipe.
Como visão geral dos processos de gerenciamento de
aquisições temos:
1. Planejar Compras e Aquisições: identifica quais
necessidades do projeto podem ser mais bem atendidas pela compra ou aquisição
de produtos, serviços ou resultados fora da organização do projeto e quais
necessidades do projeto podem ser realizadas pela equipe do projeto durante a
execução do projeto. Determina como, o
que, quanto, se e quando adquirir.
2. Planejar Contratações: O processo Planejar contratações
prepara os documentos necessários para dar suporte ao processo Solicitar
respostas de fornecedores e ao processo Selecionar fornecedores. É reunida a
documentação referente aos requisitos do item e identificados os possíveis fornecedores.
3. Solicitar Respostas de Fornecedores: obtém respostas,
como cotações e propostas, de possíveis fornecedores sobre como os requisitos
do projeto podem ser alcançados.
4. Selecionar fornecedores: recebimento de cotações ou
propostas e aplicação de critérios de validação, conforme aplicável, para
selecionar um ou mais fornecedores que sejam qualificados e aceitáveis como um
fornecedor.
5. Administração do contrato: gerenciamento do
relacionamento com o fornecedor visando garantir que as duas partes atendam às
suas obrigações contratuais.
6. Encerramento do Contrato: conclusão e liquidação do
contrato incluindo a resolução de quaisquer itens em aberto.
(continua...)
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